Protection des informations personnelles
Nous prenons au sérieux la manière dont vos détails circulent dans notre organisation. Cette page explique notre approche sans jargon juridique inutile.
Dernière révision : 14 janvier 2025. Nous actualisons ce document chaque fois que nos pratiques évoluent. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.
Notre philosophie de gestion
Chez caelorvynx, nous considérons les informations que vous nous confiez comme un prêt temporaire, pas comme une possession. Nous ne collectons que ce qui nous permet de maintenir une relation fonctionnelle avec vous.
Cette approche guide chaque décision : limiter l'entrée, minimiser la durée de conservation, restreindre l'accès interne. Nous travaillons avec l'idée que chaque élément d'information représente une responsabilité active.
Quelles informations arrivent chez nous
Trois moments principaux génèrent des données dans notre système :
Votre prénom, nom de famille, adresse électronique et numéro de téléphone nous parviennent via notre formulaire de contact. Parfois, vous ajoutez des détails sur votre situation familiale ou vos objectifs patrimoniaux.
Les discussions sur votre situation financière, vos projets d'investissement ou vos préoccupations budgétaires créent un historique. Nous conservons ces éléments pour maintenir la cohérence de nos conseils.
Votre adresse IP, le type de navigateur et les pages consultées sont enregistrés automatiquement. Ces données techniques nous aident à améliorer la navigation.
Nous ne cherchons jamais à obtenir des informations sensibles comme vos données médicales, vos opinions politiques ou votre origine ethnique. Ces éléments ne nous concernent pas et ne nous servent à rien.
Pourquoi nous avons besoin de ces éléments
Chaque information remplit un rôle précis. Votre nom et vos coordonnées nous permettent de vous répondre et de personnaliser nos recommandations. Sans ces détails de base, impossible de maintenir une relation professionnelle cohérente.
Les informations sur votre situation familiale et vos objectifs financiers nous aident à adapter nos conseils. Une famille avec trois enfants et des projets d'achat immobilier a des besoins différents d'un couple sans enfant qui prépare sa retraite.
Les données techniques collectées par notre site servent uniquement à détecter les problèmes de navigation et à optimiser l'expérience utilisateur. Nous ne les utilisons jamais pour du profilage comportemental ou de la publicité ciblée.
Comment nous travaillons avec ces données
L'accès interne suit une logique stricte. Seules trois personnes dans notre équipe peuvent consulter l'ensemble des dossiers clients : les deux conseillers principaux et la responsable administrative. Nos stagiaires et collaborateurs occasionnels n'ont jamais accès aux informations complètes.
Nous stockons vos données dans un système de gestion client hébergé en France, avec des sauvegardes automatiques quotidiennes. Les fichiers physiques restent dans une armoire verrouillée à notre bureau d'Orléans. Personne ne peut emporter ces documents à domicile.
Nos outils informatiques sont protégés par des mots de passe complexes, changés tous les trois mois. Nous utilisons l'authentification à deux facteurs sur tous les comptes professionnels.
Quand vos informations quittent notre organisation
Trois situations peuvent nous amener à transmettre certaines de vos données :
Partenaires professionnels
Parfois, votre situation nécessite l'intervention d'un expert-comptable, d'un notaire ou d'un courtier spécialisé. Dans ces cas, nous partageons uniquement les informations pertinentes pour leur mission. Nous vous demandons toujours votre accord avant.
Prestataires techniques
Notre hébergeur web et notre logiciel de gestion client traitent vos données dans le cadre de leurs services. Ces entreprises sont soumises à des contrats stricts qui leur interdisent d'utiliser vos informations à d'autres fins.
Obligations légales
Si les autorités fiscales ou judiciaires nous le demandent officiellement, nous devons fournir certaines informations. Cela arrive rarement, mais nous ne pouvons pas refuser une demande légale.
Nous ne vendons jamais vos données. Jamais. Nous ne les louons pas non plus, nous ne les échangeons pas contre des services, et nous ne les transmettons pas à des sociétés de marketing. Cette règle ne connaît aucune exception.
Votre capacité d'action sur vos informations
Vous pouvez agir sur les données que nous détenons à tout moment. Voici comment :
- Demander une copie complète de toutes les informations vous concernant. Nous vous l'envoyons dans un format lisible sous quinze jours.
- Corriger des informations inexactes ou obsolètes. Un simple message suffit.
- Supprimer votre dossier complet si vous ne souhaitez plus travailler avec nous. Nous effaçons tout sauf ce que la loi nous oblige à conserver.
- Limiter l'utilisation de certaines données. Par exemple, vous pouvez nous demander de garder votre dossier mais de ne plus vous contacter pour des actualités.
- Recevoir vos données dans un format réutilisable si vous voulez les transférer ailleurs.
Pour exercer ces droits, envoyez-nous un message à info@caelorvynx.com avec votre demande. Nous répondons généralement en moins de trois jours ouvrés.
Combien de temps nous gardons vos informations
La durée de conservation dépend de la nature de chaque information.
Si vous nous contactez sans devenir client, nous supprimons vos coordonnées après deux ans d'inactivité. Les échanges avec nos clients actifs restent accessibles pendant toute la durée de notre collaboration, plus cinq ans après la fin de la relation. Cette période correspond aux obligations comptables et juridiques.
Les données techniques de navigation s'effacent automatiquement après six mois. Les sauvegardes de sécurité sont écrasées tous les trois mois, sauf pour les archives légales qui suivent les délais réglementaires.
Nous révisons tous les six mois l'ensemble de nos archives pour identifier les informations qui peuvent être supprimées. Cette vérification manuelle garantit que nous ne conservons rien d'inutile.
Les bases légales qui justifient notre traitement
Le droit européen nous demande d'expliquer sur quel fondement juridique nous traitons vos données. Voici notre répartition :
Votre consentement nous permet de vous envoyer des actualités et des conseils par email. Vous pouvez retirer ce consentement quand vous voulez via le lien de désinscription dans chaque message.
L'exécution de notre contrat de conseil justifie la conservation de votre dossier client et de nos échanges professionnels. Sans ces informations, nous ne pourrions pas remplir nos engagements.
Nos obligations légales nous imposent de garder certains documents comptables et fiscaux pendant les délais réglementaires, même après la fin de notre collaboration.
Notre intérêt légitime nous autorise à améliorer nos services en analysant les données techniques de navigation, tant que cela ne porte pas atteinte à vos droits fondamentaux.
Protection et limites
Nous mettons en place plusieurs couches de sécurité : chiffrement des connexions, sauvegardes régulières, contrôles d'accès stricts, mises à jour de sécurité mensuelles. Nos prestataires techniques sont sélectionnés selon des critères de fiabilité rigoureux.
Mais soyons honnêtes : aucun système n'est invulnérable. Un piratage sophistiqué, une erreur humaine ou une défaillance technique restent possibles malgré nos précautions. Si une fuite de données survenait, nous vous préviendrions dans les 72 heures et prendrions immédiatement les mesures correctives.
La transmission d'informations sensibles par email présente des risques. Pour les documents confidentiels, nous préférons utiliser un espace client sécurisé ou organiser un rendez-vous physique.
Modifications futures de cette politique
Nos pratiques évoluent avec notre activité et les changements réglementaires. Quand nous modifions cette politique de manière significative, nous publions une notification sur notre page d'accueil pendant au moins trente jours.
Les clients actifs reçoivent également un email les informant des changements importants. Vous disposez alors de quinze jours pour nous poser des questions ou demander la suppression de votre dossier si les nouvelles conditions ne vous conviennent plus.
Questions ou préoccupations
Si quelque chose dans ce document vous semble flou ou vous inquiète, nous sommes disponibles pour en discuter. Trois façons de nous joindre :
Si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Cette démarche est gratuite et ne nécessite pas d'avocat.